筆者の友人から「エクセルの住所録とWord を使って長形3号封筒の宛名書き印刷を作ろうと思い、インターネットで調べたが、Excel や Word の素人には、分かりづらい解説が多く何とかならないか」との質問から、素人の方々や、Excel や Word の初心者の方々にも、分かるように解説してみました。
又、エクセルを独学で学習されている方々や、講習を受けてもExcel が分かりづらいという方は、このブログのタイトルにある「長形3号封筒作成」が不必要であっても、このブログの通り実行してみて下さい。
この操作を実行することによって、「百聞は一見に如かず」で、エクセル機能の概要や操作方法など、Excel の全体像が認識出来るようになり、その後のエクセル学習に弾みがつきます。
エクセルの概略について
この記事ではエクセルの住所録に特化した内容で概略説明しています。
Excel 画面のセル（長方形のひとつのマス目のこと）に、文字列「言葉や数字」のデータをを入力して、Word のように、画面上で文字列をストレートに表現したい場合と、別に入力した文字列にリボンのコマンド（コンピューターに特定の機能の実行を指示する命令）を利用して、文字列の表現と、その表現に対する別の動作を画面上の裏で、セルに付随した関数（Function）機能を使って連動させているのが、Excel の作業行程です。
従って、Excel 初心者の皆様には、Excel は文字列の直接表現と、その表現に見合う裏の動作を支持する機能（関数）が付随していることを念頭においてExcel を操作して下さい。
エクセルの画面構成
下の画面を参考に見て下さい。
- 画面一番上左側、焦げ茶色枠「アイコンの集合体」を・・・・クイックアクセスツールバー
- 画面一番上の真ん中、赤枠「Book1」と表示されている部分は・・・・・タイトルバー
- 画面一番上右側、橙色枠「X印をはじめとしたアイコンの集合体」・・・・・画面操作バー
- 画面表示、紫枠「ホーム～表示」と表示されている部分を・・・・・タブバー（すぐ下のリボンと関連している
- タブバーの下、ピンク枠「表示されているアイコンや文字列の集合体」を・・・リボンバー
- リボンバーの中の緑枠のような各ブロックを・・・・・パネルと呼ばれている
- リボンバーの下側、青枠「空白バー」を・・・・・関数用の数式バー（この欄に関数式、引数「入力する値」の表示又は、入力）
上の画面全体のブロックを「Book」と呼ばれ、セルの集合体であるワークシート（作業領域）の集合体をまとめた物をさす、つまり一冊の本を例にとると、ワークシートの集合体がページ数に当たる部分である。
Excel（住所録）と Word で「長形3号封筒」作成・・・第1部
Excel 住所録作成手順概要
Excel 概略説明が少し長くなりましたが、ここから本題のエクセル住所録作成手順に移ります。
又、注意点として、1作業行程終了ごとに間違いがなければ、最初は名前を付けて保存、その後は上書き保存を行って下さい。
エクセルの保存については、住所録作成の最後の方で説明しています。
Excel 住所録作成手順
アクティブセル（実際に機能しているセルの事）を右に移動するときはキーボードの「Tab」キーを押し、左移動するときはキーボードの「Shift」キーを押しながら「Tab」キーを押す。下に移動する時やセル内の「文字列」を確定する時はキーボードの「Enter」キーを押す。
それでは、下の画面のように、セルの番地（セルの位置の事で、縦の列と横の行の交差した位置の場所）選択して開始します。
- 「Aの1」に「No」のナンバー入力後、「Tab」キーを押す。
- 「Bの1」に「社名又は氏名」入力後、「Tab」キーを押す。
- 同様にして、下の「Cの1」から「Kの1」までの各項目を入力する。
- 「Cの1」に「担当者名」、「Dの1」に「郵便番号」、「Eの1」に「削除後」（–が自動的に削除された郵便番号）の事、「Fの1」に「住所1」、「Gの1」に「住所2」、「Hの1」に「TEL」、「Iの1」に「FAX」、「Jの1」に「携帯電話」、「Kの1」に「メール」
次に、下画像のアルファベットが表示されている行の「B」から「L」までの間の列（縦）の境界線、「赤縦棒」の上にマウスポインターを当てると「十」字マークが表示されるので、マウスをクリックしたまま「文章データ」が表示できる間隔まで、各々を、右に目分量でドラッグ（移動）して頂くと、次の見出し画像のようにそれぞれのセルの間隔が表示されているので、次に進んで下さい。
連番ナンバーを表示させるための作業説明図
前の画像では「Bの1」の文章データ「社名又は氏名」と「Cの1」の文章データ「担当者名」が重なりあっているが、下の画像ではセル間の間隔が広がり、個々の文章データが正確に表示されている。
セルの幅調整の作業行程がわかったところで、次に連番ナンバーの作成手順を説明します。
- 先ず「Aの2」のセルに半角数字「1」を入力後、キーボードの「Enter」キーを押して「1」を確定します。
- 次にenter キーを押したので「Aの2」のセルは確定されたがアクティブセルは、「Aの3」に移動したので、キーボードの「上下左右」のキーの「▲」マークの上向きキーで、元の「Aの2」に戻します。
- （1）、（2）の作業が終わったところで、下の画像の「赤矢印」でも表示しているように「Aの2」のアクティブセル「枠右下隅」に表示されている「■」四角マークにマウスポインターを当てて下さい。
- マウスポインターが「十」字マークに変化したところで、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら緑矢印のように下の方へ、この例題画面では「Aの11」セルまでスライドして、外すときは「マウス」から先に「手を」離して下さい。
- （4）の操作によって、次の見出し画像「連番のナンバーがセルの自動実行機能」によっに表示された画面になったので、次に進んで下さい。
連番のナンバーがセルの自動実行機能によって表示された画面
下の画像ではナンバーの「連番全体の範囲が網掛け状態」になっているので、「空白セル」のどこでも良い（この例題画像では「Bの11」になっている）ので、その番地に、マウスを当ててクリックして頂ければ、網掛けが解除され「連番機能」が完了されたので、次に進んで下さい。
表（テーブル）にマス目を入れる罫線の準備作業画面
下の画像、セル「Aの1」No（ナンバー）項目から、セル「Kの11」メール項目までマウスを「クリックしたまま」ドラッグ（移動）して、マウスのクリックを解除すると、次の画面のように「表全体を作る為の網掛け」が表示されているので、次に進んで下さい。
リボンバーの文字列パネルから罫線のマス目作成準備
下の画像、リボンバーのフォントパネル、「セルのマス目項目」アイコン赤枠内「▼」マークをクリックして頂くと次の画像のように「ポップアップ窓」が表示されるので、次に進んで下さい。
表の作成実行画面
下の画像、ポップアップ窓内の赤枠「格子項目」をクリックして頂くと、次の見出し画像のように表（コンピューター操作では表の事をテーブルと呼ぶ）が表示されているので、次に進んで下さい。
表の完成（網掛け）画面
下の画像、セル「Kの12」の緑枠にマウスを当て、クリックすると「網掛け」が解除され、次の画像のように表が完成されているので、次に進んで下さい。
住所録表（テーブル）の各項目の中央揃え準備
下の画像、セルの番地、赤枠「Aの1」から赤枠「Kの1」まで赤線のように、マウスをドラッグしていただくと、次の画像のように、セルの番地「（AからKまで）の1の行」が網掛け状態になっているので、次に進んで下さい。
住所録テーブルの各項目の中央揃え実行画面
リボンバー、配置パネルの赤枠「文字列アイコン」をクリックして頂くと、次の画像のようにセルの各項目欄の「文字データ」がセル枠内の「真ん中」に表示されたので、次に進んで下さい。
セルの網掛け解除画面
下の画像、各項目にかかっている「網掛け部分」を解除するには、セル番地「Kの12」にマウスポインターを乗せて「クリック」して頂くと、次の画像のように「網掛けが解除された状態」になり住所録テーブルが完成されたので、次に進んで下さい。
網掛けが解除された「住所録」表示画像
ここまでの作業で、「エクセルの住所録」としてはひと通りの完成ですが、Word の「封筒差し込み文書」として使用する場合、郵便番号「123–4567」のハイフン（横棒）が「ワードの封筒印刷」に反映され、このままの状態では使い物になりません。
よって、次の画像から「エクセルの関数」を使ってワードの「封筒印刷に郵便番号のハイフン（–）」が反映されないよう設定するので、次に進んで下さい。
Excel 関数を使って郵便番号のハイフンがWordに反映させない手順
Excel の「サブスティテュート（SUBSTITUTE）」（意味は代用する）関数を設定してWordに反映されないようにします。
「サブスティテュート（SUBSTITUTE）」関数の設定手順
- 先ず、下の画像、セル項目の「削除後」列のセル番地「Eの2」にマウスポインターを乗せクリックして「セルをアクティブ」にして下さい。
- 次に、数式バー左側の赤枠「関数アイコン」をマウスポインター当て、クリックして頂くと、次の画像のように「関数導入用のポップアップ窓」が表示されるので、次に進んで下さい。
ポップアップ窓からサブスティテュート（SUBSTITUTE）関数の検索
ポップアップ窓の中の「関数分類欄」の赤枠内「下向き矢印」をクリックして「文字列操作」又は、「すべて表示」のいずれかを選択して頂くと、「（SUBSTITUTE）関数」が表示されるのでクリックして、下の画像のようにアクティブ（SUBSTITUTE項目の背景色が青色になっている）化して、緑枠「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
（SUBSTITUTE）関数に引数（値を入れること）を入力
下の画像、「赤枠入力欄」に緑枠で表示した「引数」を入力します。
「文字列」のセルの番地を「間違わないようにする事」と、入力は必ず半角英数字で「アルファベットは大文字小文字を区別」するので、下の画面「緑枠内表示のように」実行して下さい。
- この例題画像では「赤枠内一番上」の「文字列」入力には、「郵便番号項目下」のセル番地に「D2」を入力。
- 検索文字列には「郵便番号のハイフン（–）」を2個の「ダブルクォーテーション（キーボード「2のボタン」の上に表示されている「”」のこと）」で囲むようにして「”-“」入力。
- 置換え文字列には（－）を入れないので、ダブルクォーテーションを連続して2個、「””」入力。
- 置換え対象については、省略します。
- 以上3項目の「引数（関数式に入力する値の事）」の「入力確認」ができたら、赤紫枠「OK」をクリックして、次の画像に進んで下さい。
（SUBSTITUTE）関数の設定ミスがないかのテスト画面
下の画像、「郵便番号項目」下の赤枠セル番地「Dの2」に7桁の適当な数値「123-4567」を入力して、隣りの「削除後項目」下の「緑線上」に、この例題では、ハイフン無しの「1234567」が自動的に表示、反映されているか確認してみてください。
反映されていれば、「（SUBSTITUTE）関数」の設定は完了です。
テストが確認できたら、次の見出し画面に進んで下さい。
- 注意として
仮に「郵便番号項目」下の赤枠セル番地「Dの2」に7桁の適当な数値入力したものを「消去」する場合は、必ず「郵便番号項目」で消去して下さい。
郵便番号項目で消去すると、自動的に「削除後項目」に反映されていた「7桁の数値」も消去されます。
セル「削除後」項目の注意点について
先ほどのテストで、郵便番号項目、下のセル「D2」に適当な「（123–4567）数値（引数）」を入力したら、「削除後」項目のセル「E2」に自動的にハイフンを含まない「（1234567）」が出力（戻り値）されましたが、これは、「削除後」項目の列に、先ほど設定した「（SUBSTITUTE）関数」が埋め込まれているからです。
従って、今後は、シートの保護機能を有効にするまで「削除後」項目の列、下の画像、「黒枠部分」については触れないで下さい。
Excel Sheetの名称変更
このシートを「住所録」として保存するので、シートの名称変更を行います。
シート名称変更の手順
下の画像、セル作業領域一番下の赤枠「sheet」項目にマウスを乗せ、「右クリック」して頂くと、次の画像のように「シート項目」の上に「ポップアップ窓」が表示されたので、次の画面に進んで下さい。
ポップアップ窓の、「詳細項目」の中の赤枠「名称の変更」をクリックすると、「ポップアップ窓」が消えて「シート項目」のカーソルが、次の画像のように「点滅」しているので、次の画面に進んで下さい。
下の画像のように赤枠「シート項目」のカーソルが「点滅」しているので、その中に「住所録」と入力してキーボードの「Enter」キーを押し、次の見出し画像に進んで下さい。
Word 「差し込み文書」用 Excel シート「住所録」半完成画像
Word 封筒宛名書き「差し込み文書」用として、最低限の機能を有したExcel シート「住所録」が完成したので、一旦名前をつけて保存をします。
保存の仕方は、次の見出しに進んで下さい。
- 注意追記として
何故、Excel シート「住所録」が「半完成品」かと言うと、下の画面を見て頂くと判るように、この画面では「10 件分」しか記載されません。
しかし、住所録は時の経過とともに増えていくものですから、一旦保存後、再度、「Excel テーブル機能」を使用して、「件数の増分」が自動的にできるように設定します。
Excel シート「住所録」テーブル（表）の保存
上の見出し【Word 「差し込み文書」用 Excel シート「住所録」半完成画像】の画面で、画面左上赤枠「ファイル」をクリックしていただくと、下の画面が表示されます。
- 下の画面、赤枠「名前を付けて保存」をクリックして、次の画面に進んで下さい。
下の画面では、パソコンの「デスクトップ」に保存することを前提として説明しています。
- 下の画面、赤枠「コンピューター」をクリックすると、画面右側のような画面が表示されるので、その中の緑枠「デスクトップ」再度、クリックして次の画面に進みます。
この画面では、Excel シートから紐付けられたパソコンの「エクスプローラー画面」が立ち上がっているので、下の画面の「ファイル名」欄に緑色で「sheet1」となっている所を、キーボードの「BackSpace」キーで一旦「削除」し、改めて「住所録」と入力して、赤枠「保存」をクリックしてデスクトップに保存して下さい。
ここまでの行程で【Word 「差し込み文書」用 Excel シート「住所録」半完成品】のテーブル（表）は完了です。
次の見出しからは、「住所録」を入力して、「エクセルテーブル機能」が使えるようにします。
住所録の入力
この項目の例題では、入力手順の概略説明として、テーブルに適当に入力していますが、ユーザーの皆様方には、「実用的な住所データ」の物を、とりあえず、何件か入力して下さい。
これは一般的に、あまり知られていない技法の一つかと思います。
住所項目「住所1」の欄に、あえて、郵便番号を入力して、キーボードの「スペースキー」の横にある「変換」キーを押していただくと、郵便番号の上にポップアップ窓が現れ、その中に郵便番号に関係する「住所が表示」されているので、それを「クリックする」ことにより住所の入力が早くできます。
住所録入力手順
下の例題画像では、最初の見出し「Excel 住所録作成手順概要」の中の「Excel 住所録作成手順」見出しで、セルの幅を「目分量」で適当に決めた「テーブル（表）」となっています。
従って、「住所録のデータを入力」していくと、下の画像のように住所項目「住所1」のセルの番地「Fの5」や「Fの8」のように、セル幅の枠からはみ出している「文字列」が有りますが、後からまとめて「修正」していくので、気にせずに「データを入力」して、次に進んで下さい。
「社名又は氏名」の項目のデータ中に、あえて、御中や、様、さらに「担当者名」の項目に氏名データと様を入力していますが、これは 「Word 封筒宛名印刷」した時の「表示の見栄え」を良くするために、そうしています。（「社名又は氏名」等は「データ」によって、長くなったり、短くなったりする為です、これらが気に入らない方は、敬称の「項目を追加」して下さい。）
Excel シートではメール項目を作成すると自動的にハイパーリンクが設定される
下の画面のように、「メール」項目欄に「アドレス（abcde@xx.oo）」を入力すると自動的に「ハイパーリンク（住所録から相手方に直接メールが出来る機能）」が設定されるので、下の画面のアドレス上の「赤枠にマウスおいてクリック」すると自動的に「メールソフト」が立ち上がってしまうので、気をつけてください。
このセル内で、「ハイパーリンク」を「解除」したい時は、次の画面のようになるので、次に進んで下さい。
メール項目欄で作業するときの注意点
メール項目の「アドレス」が「入力」されている「セル内」で作業するときは、「空白の部分」に「マウスポインター」を当て作業をします。
- この例題画面では、「メール項目」全体の「アドレス」に設定されている「ハイパーリンク」を解除したいので、下の画面のように、セル「Kの2」の赤枠「空白」部分に「マウスポインター」を当てクリックしたまま、セル番地「Kの12」まで、赤矢印のようにマウスをドラッグして、「メール項目」セル全体に網掛けします。
- マウスの「クリック」を離すと、次の画面のように、「メール項目」全体に「網掛け」が表示されているので、次に進んで下さい。
メール項目のハイパーリンク解除の準備画面
下の画面で、「メール項目」全体に「網掛け」が、表示されているので、前の見出しと同じように、セル内の赤枠「空白」部分に「マウスポインター」を当て、「右クリック」して頂くと、「ハイパーリンク」解除用の「ポップアップ窓」が、次の画面のように表示されているので、次に進んで下さい。
メール項目ポップアップ窓詳細画面
ポップアップ窓「詳細画面」が表示されているので、その中の一番下にある赤枠「ハイパーリンクの削除」を「クリック」して、次の画面に進んで下さい。
下の画面では、「メール項目」全体の「網掛け」部分を見て頂くと、上の画面では「アドレス」の下に「アンダーライン」が表示されていたが、この画面では「アンダーライン」が削除され、「ハイパーリンク」が解除されたことを示しています。
「確認ができたら、下の操作を実行して下さい。」
- 下の画面、セル番地「Kの12」に「マウスポインター」を当てクリックしてから、次に進んで下さい。
メール項目よりハイパーリンクが解除された画面
下の画面から解るように、「ハイパーリンク」も解除されたが、それと同時に、「罫線」も削除されています。
「罫線を復活するため、下の操作を実行して下さい。」
- 「メール項目」全体を「網掛け」する為、「アドレス」が表示されている所に「マウスポインター」を当て「クリックしたまま」の状態で、セル番地「Kの11」まで、赤矢印のようにマウスを移動してマウスを「離して」頂くと、次の画面のように「メール項目」全体が「網掛け表示」になっているので、次に進んで下さい。
メール項目に罫線の再設定準備画面
上の画面で、メール項目の「罫線が削除」されていた部分を再設定するため、下の画面のように、リボンバーの「フォントパネル」の中の赤枠「罫線アイコン」横の「▼」記号をクリックして次の画面に進んで下さい。
罫線設定用ポップアップ窓詳細画面
下の画面のように罫線設定用の「ポップアップ窓詳細画面」が、表示されているので、その中の赤枠「格子」を選択、クリックして次の画面に進んで下さい。
下の画面、メール項目全体の「網掛け」を外すためにセル番地「Kの12」に「マウスポインター」を当て、クリックして網掛けを解除して、次に進んで下さい。
メール項目の欠けていた枠線が再設定された画面
以上の設定で、Excel シートの「住所録」としての「基本機能」を含んだ作業は終了しますが、次の見出し項目で「住所録」テーブル全体の「微調整」を行います。
住所録テーブル（表）全体細部の調整
この全体細部の調整は、Excel 初心者の方々のために、表全体の「網掛け方法」について、先の見出し「表（テーブル）にマス目を入れる罫線の準備作業画面」とは、別の「操作方法」で解説しています。
表全体の網掛け準備
下の画面、赤枠「A」の上で「マウスをクリック」したまま、赤線に沿ってマウスをドラッグして頂き、赤枠「K」まで来た所で「マウスを離す」と、次の見出し画像のように、表全体に「網掛けが表示」されたので、次に進んで下さい。
セルの間で「文字データ」が重なりの修正
下の画面、「赤縦棒」の下を見て頂くと、「文字データ」がセル間で重なり合っているので、これを修正します。
- セル間（赤縦棒の所）に「マウスポインター」を当てると（マウスポインターが「十」マーク）に変わった所で、マウスを「ダブルクリック」して頂くと、次の画像のように、表全体のセルの幅が広がり「文字データ全体」の重なりが「修正」されたので、次に進んで下さい。
下の画面では、表全体の「網掛け」を外すため、セル番地の緑枠「Lの1」に「マウスポインター」を当て、クリックしていただくと、「表全体の網掛けが解除」されたので、次の画像に進んで下さい。
以上の操作で、下の画面のように（「住所録」表（テーブル））がおおむね完成しました。
後は、「Excel のテーブル機能」を使って、「住所録」の「行の増分」が出来るように、次の見出しから設定します。
Excel テーブル機能を使って行の自動増分の設定
この作業から、「Excel のテーブル機能」を使って「行の増分」が、自動的に出来るように設定します。
Excel テーブル機能設定準備
下の画面のように、完成している住所録表の中の「どこでも良い」ので、クリックして「アクティブセル」化、にします。
この例題画面では、緑枠セル番地「Bの3」を「アクティブセル」化、しています。
- 次に、タブバーの赤枠「導入」をクリックして、次の画面に進んで下さい。
下の画面、リボンバーの「テーブルパネル」の中にある、赤枠「テーブル」アイコンをクリックして、次の見出し画面に進んで下さい。
テーブル機能設定画面
下の画面では、住所録表の外枠が、「緑色の点線」となり、「点滅」が表示されています。
更に、画面真ん中辺に「ポップアップ窓」が表示され、その中の、緑線の上に「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」に「チェック」が入っていることを確認して下さい。
セル番地、セル「1」の行と、セルの列 「A ～K」のセル番地に入力されている住所録の「No」及び、「社名または氏名」から始まる「各項目データ」を意味しています。
- 確認が出来たら、赤枠「OK」をクリックして次の画面に進んで下さい。
下の画面では、「住所録表」のテーブルに「Excel のテーブル機能」が付加されて、住所録が完成された「網掛け状態」で表示されました。
- この「網掛けを解除」する為に、画面右下の緑枠「Kの12」にマウスポインターを当て、クリックして「網掛け」を外して、次に進んで下さい。
完成された「住所録」行の自動増分の仕方
下の画面、緑枠、セル番地「Aの12」に住所録のナンバー、この例題画像では「11」を入力後、キーボードの「Enter」キーを押して頂くと、次の画像の「緑枠」ように、住所録行が追加されていますので、次に進んで下さい。
下の画面は、上の画面の操作によって、緑枠、（住所録ナンバー「11の行」）が追加されています。
従って、この「操作を繰り返す」ことで、住所録の「行を自動的に追加」することができます。
最後に、セル番地「Eの1」の「削除後」項目の列に「（SUBSTITUTE）関数」が埋め込まれているので、「セルのロック機能とシートの保護機能」を利用して、第三者から「住所録テーブル」が崩されないように設定して下さい。
設定の仕方についてはネットに数多くの「セルのロック機能とシートの保護機能」ついての記事が、出展されているので調べてみて下さい。
以上で、（Word 「差し込み文書用」Excel 住所録）の完成です。お疲れ様でした。
後書きとして
この記事の「表題」の通り、記述者として、Excel シートの「Word 差し込み文書用住所録」とWord の「長形3号宛名用封筒」作成手順を同時に記述の予定でしたが、友人から「ワードやエクセルの素人には、どちらを制作するにしても、時間がかかるので、公開出来る物から、先に公開してもらいたい」との、意向を受けたことから、同時記載を、Excel の「Word 差し込み文書用住所録」を第一部として、又、第二部に、Word の「長形3号宛名用封筒」作成手順を公開することに変更したこと、読者の皆様には、ご迷惑をおかけしますが、近々、Word の「長形3号宛名用封筒」作成手順を公開する予定で、ブログを記述していますので、ご容赦ください。
又、この記事が、ワードやエクセルの初心者の方々の参考になるようでしたら記述者としても嬉しい限りです。
後書き、追記として
この記事は「Excel & Word」の初心者用として記述しているので、半角英数字入力の部分などの漢数字変換用の「複雑なExcel 関数の応用」編集は割愛して、最低限の実用に耐えうるものとして作成しています。
従って、実用的な、ワード長形3号封筒宛名書き雛形を利用して印刷する場合、Excel 住所録の「住所1」「住所2」を入力する場合の例として、次のように入力して下さい。
たとえば、「3丁目46-67」や、「○○マンション809」の様な場合、キーボードから言葉として、次のように入力して下さい
「（さんちょうめよんろくーろくなな）三丁目四六ー六七」や、「（○○マンションはちまるく）○○マンション八○九」のようにして、入力して下さい。
読者の皆様には大変ご不便をかけますが、近々応用編として、別記事で「半角英数字の漢数字変換」関数埋め込み記事を記述する予定でいますので、今しばらくご辛抱下さい。
