当サイトでExcel 初心者様用に、「Word（差し込み文書用）Excel 住所録」を先に公開しましたが、その第2部として、Excel 住所録を利用して、プリンターで「長形3号封筒宛名書き」印刷が出来るように、Word で「封筒の雛形」を記述したので公開します。
Word で「長形3号封筒」宛名入力雛形の作成
Microsoft Word で「長形3号封筒」宛名入力用封筒雛形を作成して行きます。
但し、「Word & Excel 」の初心者様用として記述しているので、「高度な応用操作」は、この記事では割愛して、最低限の実用に耐えうるものとして、作成操作手順を解説しています。
「長形3号封筒」宛名入力用雛形の作成手順
Word を起動して頂くと、はじめに「白紙の文書」が表示されるので、それをクリックして頂くと、タブバーの「ホーム」画面が表示されます。
「表示された画面で次の操作を行って下さい。」
- 下の画面のように、①赤枠「ページレイアウト」をクリックして下さい。
- 次に、②緑枠「サイズ」アイコンをクリックして頂くと、下の画面のように、用紙選択用ポップアップ窓が表示されます。
- 表示された選択窓から、③紫枠「長形3号封筒」をクリックして、次の画面に進んで下さい。
上の画面、3の操作でWord の作業領域の幅が狭まり、長形3号封筒雛形画面が表示されています。
「表示された画面で次の操作を行って下さい。」
- 下の画面の赤枠「余白」をクリックして次の見出し画面に進んで下さい。
長形3号封筒実寸の「余白幅」の設定
下の画面のポップアップ選択窓から、外側余白の「狭い」をクリックして、次の見出し画面に進んで下さい。
長形3号封筒実寸雛形完成画面
上の画面の操作で、下の画面の作業領域に緑枠で示したように、封筒の外側の余白が狭められて表示され長形3号封筒の実寸雛形が完成されています。
「表示されている画面で次の操作を行って下さい。」
- タブバーの赤枠「挿入」をクリックして、次の画面に進んで下さい。
緑枠「挿入」画面が表示されているので、リボンバーの中に有るテキストパネルの赤枠「テキストボックス」アイコンをクリックして、次の見出し画面に進んで下さい。
封筒の宛名項目作成準備
上の画面の「テキストアイコン」クリックにより、下の画面のような、赤紫枠「テキストアイコン」下に「テキスト選択」用ポップアップ窓が表示されています。
- 赤枠「横書きテキストボックスの描画」をクリックして頂くことで、「郵便番号」数値及び、封筒表面の下側部分に「差出人」項目などの「横書きテキストボックス」の表示が出来ます。
- 緑枠「縦書きテキストボックスの描画」をクリックして頂くことで、「住所」、「社名又は氏名」等の宛名項目の「縦書きテキストボックス」の表示が出来ます。
- 詳細項目の意味が分かったところで、ポップアップ窓画面下の詳細表示の選択をします。
- 下の画面「赤枠（1）」、「緑枠（2）」の、いずれかをクリックして頂くと、「詳細表示」画面から、次の画像の、画面のような「描画ツールの書式」設定画面に切り替わります。
- 次に、切り替わった画面上の封筒作業領域にマウスを乗せるとマウスカーソルが「十」字マークに変わるので、任意の場所から「下の（3、4）の動作」の操作を進めます。
- 「赤枠1」の場合、任意の場所で「マウスをクリックしながら」斜め横に移動します。
- 「緑枠2」の場合、任意の場所で「マウスをクリックしながら」斜め縦に移動します。
上の3、4の操作で、テキストボックスの大きさを確定する時は「クリックしているマウス」を離せば「テキストボックスがアクティブな状態」で確定し、更に、「テキストボックスの描画」を終了する時は、テキストボックスの外側で、マウスをクリックすると終了します。
以上の操作で「テキストボックス」が、次の見出し画面「封筒の宛名項目作成実行画面」のように、表示されたので、次に進みます。
封筒の宛名項目作成実行画面
上の画面、箇条書き「1の1」の操作で、下の画面のように緑枠「描画ツール」の「書式」画面が表示されました。
「表示されている画面で次の操作を行って下さい。」
- 上の画面、箇条書き「1の3」を実行する事で、下の画面のように、赤矢印のような横書き入力の「テキストボックス」が表示されました。
- 又、箇条書き「1の4」実行する事で、緑矢印のような縦書き入力の「テキストボックス」が表示されました。
- 更に、次の画面のように、宛名「5項目」と差出人「1項目」等のテキストボックスの増分を表示するには、下の赤茶色矢印文章のように「▼」マークをクリックして、「赤枠1」や「緑枠2」の操作を繰り返すことで「テキストボックス」が増やせます。
- 以上の操作が終わったら、次に進みます。
封筒宛名項目テキストボックス雛形図
前の操作までで、Word の「長形3号封筒」宛名表面テキスト入力雛形が、ほぼ完成されたので、このまま、単発で使うのであれば、テキストボックスに、下の画面のように「住所氏名」等を入力すれば、一通の封筒の完成です。
下の画面の宛名データはWord のタブバーホームより直接入力したものです。
左の画面では、タブバー「ホーム」の「フォントパネル」より、テキストボックス内に宛名データや、差出人データの「文字列」を入力した画面です。
このように、単発の封筒として使うのであれば、後は、テキストボックスの枠を削除すれば完成です。
テキストボックスの枠の削除については、後ほどの見出しで説明しています。
が、この記事では、Excel 住所録を引用するので、次に、「Excel 住所録ファイル」との、紐付けを行います。
Word に「Excel 住所録ファイル」の紐付け
下に、表示されている画面は、タブバー赤枠「差し込み文書」の操作を行う事で「Excel 」との、紐付けが完了した画像です。
下の画面では、宛名項目として横書き「郵便番号（この例題画面では、ハイフォンを反映させない為）の代わりに「削除後」を表示」、縦書き「住所1」、「住所2」、宛名1「社名又は氏名」、宛名2「担当者」、封筒表面横書き「差出人」等の、項目の組み込みで封筒宛名として、およその「テキストボックス」の配置が完了した画面図です。
- それではここから、上のような画面になるように紐付けの手順を説明します。
「Excel 住所録ファイル」の紐付け設定
紐付けを行う前に、テキストボックスの扱い方、基本操作を、まとめておきます。
- テキストボックスをアクティブにするには「テキストボックス」内にマウスカーソルをあてクリックすることで「文字入力」等が出来るよう「アクティブ」になります。
- テキストボックスの「移動」は「アクティブ化」されたテキストボックス「枠線上」にカーソルを当てると、カーソルが「十字矢印」マークに変わるので、変わったところで「マウスをクリックしたまま」、任意の場所に移動出来ます。
- テキストボックスを終了する時はテキストボックスの外側でマウスをクリックすると終了できます。
それでは、下の画面から、Excel 住所録ファイルの紐付けの設定をします。
- 先ず、タブバーの赤枠「差し込み文書」をマウスでクリックして、下の画面のように、差し込み文書の画面を表示させます。
- 次に、リボンバーの黒枠内、赤茶色枠「宛先の選択」クリックして頂くと、下の画面のように「選択詳細用」ポップアップ窓が、表示されるので、その中の真ん中、緑枠「既存のリストを使用」をクリックすると、次の画像の画面に切り替わるので、次に進んで下さい。
切り替わった画面には、PCのエクスプローラー画面がポップアップ窓に表示されているので、その中の「エクスプローラー住所録」フォルダー（この例題画面では、デスクトップのBook1-1にExcel 住所録が保存されている）を選択後、緑枠「開く」をクリックして、次の画面に進みます。
下の画面の黒色アンダーライン上に「Excel 住所録」の表示と、赤枠「先頭行をタイトルとして使用する」にチェックが入っていることを確認して、緑枠「OK」ををクリックして頂くと、Excel 住所録の紐付けが完了したので、次の見出し画面に進みます。
描画ツール書式設定の操作
上の画面、「Excel 住所録紐付け設定前」の画像では、リボンバーの中の「文章入力とフィールドの挿入」パネルを見て頂くと、各ブロックのアイコンや文字列が半透明となっていますが、下の画面では、その部分が透明と成り、アクティブに変化しています。
変化が確認できたところで、下の操作を行います。
- 先ず、封筒作業領域赤枠（1）の「テキストボックス」内でマウスをクリックして、テキストボックスをアクティブ化して下さい。
- 次に、リボンバーパネル内、「差し込みフィールドの挿入」アイコンブロックの赤茶色枠（2）の「▼」マークをクリックして頂くと、「Excel 住所録」の各宛名項目の詳細表示のポップアップ窓が、下の画面のように表示されます。
- この記事では、郵便番号「7桁の赤枠が印刷」された既製品の「長形3号封筒」を使うので、ハイフンが反映されない緑枠（3）の「削除後」項目を選択、クリックします。
- 以上の操作が終了したら、次の画面に進んで下さい。
上の画面、箇条書き、3の操作の結果、下の画面「封筒作業領域」内の郵便番号挿入テキストボックス内に「削除後」の項目が黒色楕円形の中に反映されています。
「同様して次の操作を行って下さい。」
- 封筒作業領域内の緑枠（1）のテキストボックス「住所1」をアクティブ化して、上の画面の操作と同様に（2）、（3）の操作を行って下さい。
- 残りの分、「住所2」「社名又は氏名」「担当者」の項目も、上の画面の箇条書き、1、2、3を順次繰り返し操作して、終了後、次の見出し画面に進んで下さい。
封筒宛名項目入力後の変換
各々のテキストボックスに各項目が表示されましたが、この画面では実際の「データ」が、未だ、反映されていないので、下の操作をして下さい。
- この画面、赤枠「結果のプレビュー」をクリックすると、次の見出し画面のように実際の住所録データが反映されたので、次に進んで下さい。
宛名項目入力後の変換から各項目に「実データ」の表示
- 赤枠「結果のプレビュー」ボタンは、住所録の「各項目名」と「入力データ」の切り替えボタンです。
- 青枠「NOリング」アイコンは住所録データ切り替え表示用です。
- 緑枠内は、封筒作業領域内の「テキストボックス」移動微調整を意味しています。
- 赤茶色枠は、「テキストボックス」のアクティブ化を表しています。
上の画面の「操作前」では、テキストボックス内の文字列が、Excel 住所録の「各項目名」に対して、操作後は、この画面のように、「Excel 住所録」に入力されている各項目の「入力データ」に置き換わって、小さい文字列で表示されています。
以上の操作で、「Word とExcel 住所録」との紐付けが完了しました。
封筒宛名郵便番号「文字列」の調整
既製の封筒の郵便番号枠内に表示する「郵便番号文字列データ」の値の大きさは、「16pt又は、18pt」で表示出来ます。
表示調整は、右下の解説の通りの操作をして下さい。
郵便番号の調整の仕方(ボックス操作はここを確認）
1、アクティブ化したテキストボックスの位置と幅を、目検討で合わせその後テキストボックス枠に値が均等割り付け出来るよう、上の赤枠「均等割り付け」アイコンをクリックして頂くと左画面のようになります。
2、（上の1、）の操作の後、左画面の封筒を普通紙に印刷して、実際の封筒と見比べながら、各項目データを下の画面のように微調整してください。
封筒宛名「文字列」の調整
Excel 住所録の紐づけによって、表示された「宛名データ」文字列の大きさは、10.5ptで表示されているので、「住所1」は約20pt、「住所2」は約18pt、「宛名1」は22pt、「宛名2」は約20pt、封筒下側「差出人枠」社名又は氏名は約16pt、その他の住所電話等は約12pt、で全体のバランスがとれた表示になります。
操作は、下の画面、緑枠を例に、右下の通り説明します。
- 先ずは、左緑枠「住所1」のボックス内にカーソルを当てクリックする事で、文字が網掛け状態に成り、アクティブ化されます。
- 次に、ボックスの枠線上にカーソルを当てカーソルが「十字矢印」マークに変化したところで、マウスをクリックして下さい。
- 上2の操作で、文字列の大きさを変えられるので、赤枠内の文字ptを操作して下さい。
- 文字幅が欠ける時は、枠線上の左右⇔マークの出る所で、ボックス幅の調整をします。
- 同じく、住所データが欠ける時は、ボックスを下に伸ばすように調整して下さい。
他の宛先項目の入力データ文字列についても、説明の1～5の操作で調整して下さい。
各項目テキストボックス枠削除
上の操作で、既製の長形3号封筒表宛名面に、「住所録文字列データ」が納まるように微調整が出来たので、次の操作で、各項目の枠を外します。
- （1）赤枠「住所1」のテキストボックス内にカーソルを当て、クリックすると住所1がアクティブ化します。
- アクティブ化と同時に、自動的にメニューバーの（2）黒枠「描画ツール」が起動します。
- 起動した描画ツールの中の「書式」（3）をクリックして頂くと、下の画面のポップアップ窓が表示されていない画面が表示されます。
- 書式画面の中の、緑枠「図形の枠線」（4）をクリックして頂くと、「枠線の詳細」ポップアップ窓が表示されます。
- ポップアップ窓の詳細項目の中の青枠「線なし」（5）の上にマウスカーソルを乗せて頂くと、赤枠（1）の「住所1」テキストボックスの枠が自動的に消去された状態で表示されるので、その状態でよければ、そのままクリックして確定して下さい。
- その他の各項目も1～5の操作を繰り返し、枠線の消去を確定して下さい。
上記の枠削除操作により、「Excel 住所録」からの、Word の「長形3号封筒宛名書き」が完成しました。
Excel & Word 併用による「封筒宛名書き」操作の完了ですが、この記事の特徴と注意点を最後にまとめておきます。
- この記事は、Excel & Word 初心者ユーザーの皆様方に理解して頂けるよう、操作手順をまとめてみました。
- 従って、エクセル関数の複雑な応用操作は、このシリーズ（第1部）では、割愛して、最低限の実用に耐えうる住所録として作成しています。
- なので、住所録に入力した半角英数字からWord の漢数字の変換が出来ないので、左画面のように漢数字を使う場合、Excel 住所録に入力する時は「言葉」でキーボード入力をして下さい。
- 又、Word に漢数字でなく、直接英数字で表記する時はExcel 住所録の入力で、全角英数字入力をして頂くと、Word の、縦書き数字で反映されます。
但し、アルファベットの縦書きは、さらに一工夫必要です。
まとめ
先に公開した、第1部（Word「差し込み文書用」住所録を Excel で作成）の続編として、この記事を記述していますが、これは筆者が、独学でExcel を習得した当時、苦しみ抜いたことから、今からExcel & Wordを習得しようとしている皆様方に、できるだけ理解しやすいようにの思いから記述しました。
この記事が皆様のお役に立つようでしたら、記述者として幸いです。
